Kim jest pan Nowak w § 7? O kopiowaniu umów w kancelarii

Załóżmy, że klient odpisuje na projekt umowy:

Dzień dobry, mam tylko jedno pytanie: kim jest pan Nowak w § 7?

Pan Nowak to klient sprzed pół roku. Jego nazwisko zostało w umowie mimo poprawek i trzech czytań.

Łatwo zrozumieć, dlaczego kopiujemy poprzednią umowę: znamy plik, a termin goni. W kopii zostają jednak też ustalenia, które dotyczyły tylko poprzedniego klienta. Automatyzacja pozwala zacząć od wzoru zamiast od cudzego dokumentu, ale najtrudniejsza część tej pracy nie jest techniczna.

Trzy osoby, trzy wzory

Trzy osoby w kancelarii przygotowują podobne umowy. Każda ma swój sprawdzony plik. Jedna zachowała klauzulę wynegocjowaną dla dużego klienta, druga dopisała wyjątek, trzecia korzysta ze starszej wersji, bo zna ją na pamięć. Przy kolejnym terminie łatwiej otworzyć znajomy dokument niż porównywać wszystkie trzy.

Zanim powstanie jakikolwiek generator, trzeba jednak usiąść razem i ustalić, kiedy stosować który wariant. Część różnic ma dobre uzasadnienie, część została po dawnej sprawie. Programista może zapisać dokonany wybór. Nie rozstrzygnie za kancelarię, dlaczego właśnie ten fragment ma trafić do nowej umowy.

Taka rozmowa jest zwykle bardzo konkretna:

„Dlaczego masz tu miesięczny raport?”
„Bo klient z tamtej sprawy o to poprosił”.
„Czyli to nie należy do każdej usługi?”
„Nie. Zostawmy jako opcję, z pytaniem w formularzu”.

Na jutro wystarczy tyle: otwórzcie obok siebie trzy używane wzory jednego dokumentu. Przy każdej różnicy zapiszcie, z czego wynika i kiedy ma być stosowana.

Czy wystarczy lepszy wzór?

Porządny wzór w Wordzie. Bez danych poprzedniego klienta, z widocznymi miejscami do uzupełnienia i wskazaną aktualną wersją. To można uporządkować bez programisty i czasem już tyle wystarcza.

Pola i gotowe fragmenty. W desktopowym Wordzie można samodzielnie dodać pola tekstowe i listy wyboru oraz przygotować bloki zatwierdzonego tekstu. Nie wymaga to pisania kodu, a wybór klauzuli nadal należy do prawnika.

Gotowy generator. Przydaje się, gdy odpowiedzi w formularzu mają wybierać klauzule, dołączać załączniki lub tworzyć kilka dokumentów. Nawet bez kodowania ktoś musi ustalić, kiedy ma pojawić się dana klauzula, i sprawdzić, czy rzeczywiście się pojawia.

Własna aplikacja. Ma sens, gdy potrzebny jest także panel klienta, historia zatwierdzeń albo połączenie z danymi spraw, którego gotowy produkt nie zapewnia.

Jeśli po uporządkowaniu wzoru nadal regularnie ręcznie dobierasz te same warianty, to sygnał, żeby sprawdzić generator, zaczynając od jednego często używanego dokumentu, za którego treść ktoś odpowiada. Przy rzadkim użyciu i licznych negocjacjach najpierw sprawdź opłacalność, czyli czas przygotowania sprawdzonej umowy przed próbą i po niej, razem z poprawkami. Jeśli korzyści nie uzasadniają kosztu przygotowania, kontroli i utrzymania, nie warto go budować.

Jak wzór staje się regułami

Weźmy fikcyjną umowę o świadczenie usług. Nazwa klienta i kwota wynagrodzenia będą polami, więc ustal, skąd pochodzą te dane i kto potwierdza, że dotyczą właściwego klienta i sprawy. Treść zatwierdzonych postanowień pozostanie we wzorze, a formularz pomoże wybrać właściwy wariant. Dobra reguła brzmi: „Jeśli użytkownik wybierze rozliczenie godzinowe, wstaw zatwierdzoną klauzulę godzinową i usuń wariant ryczałtowy”. Zła to „Dobierz odpowiednie wynagrodzenie”, bo program nie wie, co kancelaria uważa za odpowiednie. Takie instrukcje łatwo wyłapać testem karteczki.

Trzeba jeszcze ustalić, co zrobi formularz, gdy ktoś wybierze rozliczenie godzinowe, ale nie poda stawki. W tym przykładzie zapisze projekt z oznaczonym brakiem i zablokuje przekazanie go jako gotowego dokumentu. Jeśli ustalenia klienta nie pasują do żadnego wariantu, skieruje sprawę do wskazanego prawnika. Nie wybierze sam najbliższej opcji ani nie dopisze brakujących ustaleń.

Zatwierdzonej klauzuli nie musi też pisać od nowa model AI, bo wybierze ją zwykła reguła. AI może pomóc wcześniej, na przykład zaproponować dane odczytane z maila klienta. Wtedy użytkownik powinien widzieć źródło i wiedzieć, co pochodzi z zatwierdzonego wzoru, a co jest propozycją do sprawdzenia.

Pan Nowak może wrócić

Także w dokumencie z generatora. Wystarczy, że jego nazwisko zostało wpisane na stałe w szablonie, zamiast trafić do pola. Może też przyjść ze starym załącznikiem albo fragmentem ręcznie wklejonym podczas poprawek. Po zmianie odpowiedzi może też zostać fragment z poprzedniego wariantu: klauzula godzinowa w umowie rozliczanej ryczałtem.

Jedna poprawna umowa sprawdza tylko wybraną ścieżkę, więc nie dowodzi, że pozostałe warianty działają. Przed uruchomieniem sprawdź także zmianę odpowiedzi i ponowne wygenerowanie dokumentu. Pełną listę prób znajdziesz w briefie generatora dokumentów, który pomoże też uporządkować reguły bez przekazywania dokumentów klientów.

Sprawdź to na prawdziwym układzie swojego wzoru, z fikcyjnymi danymi: długa nazwa spółki, polskie znaki, stopki, odwołania, Word i PDF. Narzędzie Microsoftu do wypełniania szablonów uzupełni pola wzoru, ale nie obsłuży wszystkich ich rodzajów, na przykład okienek do zaznaczania ani wyboru daty. Sam wzór w Wordzie nie przesądza więc, że dane narzędzie sobie z nim poradzi.

A po wygenerowaniu?

Prawnik poprawił wygenerowaną umowę, a potem ktoś zmienił dane w formularzu. Ponowne generowanie nie powinno po cichu zastąpić jego pracy, więc ustalcie, czy powstanie osobna wersja i kto porówna ją z poprawionym plikiem. Sam generator niczego też nie zatwierdza: trzeba wiedzieć, kto i kiedy przekazuje dokument dalej.

Przy dokumencie zachowajcie informację o wersji wzoru, z której powstał. Po zmianie klauzuli sprawdź też pytania w formularzu i regułę, która ją wybiera. Zmiana szablonu nie zmienia sama dokumentów już wydanych, więc osobno trzeba ustalić, które wymagają przeglądu. Tak działa to w opisanej realizacji dla ecommerce.legal: panel wskazuje dokumenty wymagające aktualizacji i pozwala klientowi je odświeżyć na podstawie aktualizacji przygotowanych przez kancelarię.

Generator pozwala zacząć od wzoru zamiast od cudzej umowy. Gotowy dokument i tak czyta prawnik.