„Podeślijcie brief”. Co przygotować do rozmowy o stronie kancelarii?

Załóżmy, że dwie osoby prowadzą kancelarię i obiecały wysłać wykonawcy opis nowej strony do piątku. Pierwsza zapisuje: „Chcemy więcej spraw od osób z okolicy”. Druga: „Chcemy rozmawiać z firmami o stałej obsłudze”. W czwartek wieczorem dokument jest pełen propozycji kolorów. Nadal nie wiadomo, do kogo ma mówić strona.

W takim momencie radzimy odłożyć wybór wyglądu. Oba kierunki mogą mieć sens, ale wymagają ustalenia, który będzie ważniejszy i jak znajdzie się miejsce dla drugiego. Wykonawca może pomóc ułożyć ofertę. Nie rozstrzygnie za wspólników, jakie sprawy kancelaria chce przyjmować.

Jeśli jest was kilkoro, odpowiedzcie na pierwsze pytanie osobno i dopiero wtedy porównajcie odpowiedzi. Jeśli prowadzisz kancelarię jednoosobowo, zapisz swoją odpowiedź, zanim przejdziesz do reszty pytań.

Brief to krótki opis potrzeb. Przy przygotowywaniu propozycji projektu przyda się wersja, w której widać także niewiadome. „Nie wiem” trafia na listę pytań do wykonawcy. Przy „nie uzgodniliśmy” zapisz, kto i kiedy wróci z decyzją.

Najpierw odpowiedź na jedno pytanie

Spróbuj dokończyć zdanie: „Osoba, która trafia na naszą stronę, ma zrozumieć, że…”. W naszej przykładowej kancelarii mogłoby to być: „Pomagamy małym firmom w bieżących sprawach pracowniczych i umowach z kontrahentami”. To już wskazówka do struktury oferty. „Jesteśmy profesjonalni i podchodzimy indywidualnie” nie mówi wykonawcy, co pokazać.

Jeżeli kierunków jest kilka, wskaż pierwszy, a pozostałe dopisz osobno. Usługi mogą zostać, trzeba ustalić, co odwiedzający zobaczy najpierw. Przykład, jak przełożyć taką decyzję na podstronę, znajdziesz w tekście o opisie specjalizacji.

Powiedz też, jaką pracę ma wykonywać strona. Może przede wszystkim potwierdzać polecenia: pokazać osobę, zakres pomocy i numer telefonu. Może pomagać znaleźć konkretną usługę osobom, które jeszcze nie znają kancelarii. W pierwszym przypadku nie musi od razu zawierać rozbudowanego bloga, newslettera ani rezerwacji terminów.

Brief do skopiowania

Jeżeli chcesz dopiero porozmawiać z wykonawcą, zacznij od trzech rzeczy: adresu obecnej strony (albo opisu oferty, jeśli strony nie masz), głównych usług i problemu do rozwiązania. Resztę możecie uzupełnić wspólnie.

Poniżej nasz formularz, który porządkuje kolejne ustalenia. Wypełnij go zwykłymi zdaniami. Jeśli nie znasz odpowiedzi, wpisz „nie wiem”. Przy różnych zdaniach w kancelarii wpisz „nie uzgodniliśmy” i dopisz, kto podejmie decyzję. Nie załączaj akt spraw, danych klientów ani haseł. Publiczny adres strony wystarczy, żeby wskazać, o jaki serwis chodzi.

1. Dla kogo i w jakiej sytuacji? Kto ma trafić na stronę i z jaką potrzebą? Podaj przykład problemu, bez opisu prawdziwej sprawy. Jeśli jest kilka grup, wskaż najważniejszą na początek.
2. Z czym pomagamy? Jakie usługi mają być widoczne od razu, a czego nie chcesz sugerować? Dopisz, czy oferta jest już ustalona, czy decyzja jeszcze przed Tobą.
3. Co ma zrobić odwiedzający? Zadzwonić, wysłać krótkie zapytanie czy umówić rozmowę? Kto odpowiada i kto zastępuje tę osobę podczas nieobecności? Jeśli nikt, zapisz, kiedy możesz wrócić do zapytań. To pozwala zaprojektować kontakt, który kancelaria obsłuży.
4. Co mamy i co chcemy zmienić? Podaj adres obecnej strony, rzeczy do zachowania i problem do rozwiązania, na przykład przycisk Zadzwoń, który nie reaguje na Twoim telefonie. Jeśli strony nie ma, napisz, skąd dziś trafiają klienci i czego potrzebują przed pierwszą rozmową. Wpisz też, kto zarządza domeną i stroną, jeśli to wiesz. Bez haseł.
5. Jakie materiały są gotowe? Wymień teksty, logo, zdjęcia i wersje językowe. Przy każdym zapisz: gotowe, do poprawy albo do przygotowania, oraz kto je dostarczy i zatwierdzi. Przy niejasnych prawach zapisz, kto odszuka umowę lub potwierdzi zakres użycia. Dopóki tego nie wiesz, oznacz materiał jako niepotwierdzony.
6. Co musi działać na początku? Wypisz potrzebne funkcje, języki i połączenia z innymi narzędziami. Oddziel konieczne na start od możliwych później. Przy „formularzu” napisz, jakiego kontaktu oczekujesz, zamiast wybierać wtyczkę.
7. Kto będzie zmieniać treści? Co i jak często ma się zmieniać, kto to przygotuje i czy kancelaria chce samodzielnie publikować? Jeśli nie ma takiej osoby, wpisz to. Wykonawca powinien zaproponować odpowiedni sposób aktualizacji.
8. Jaki termin i budżet? Podaj kwotę albo przedział na wykonanie oraz na utrzymanie. To pozwala sprawdzić, czy proponowany zakres mieści się w Twoich możliwościach. Jeśli budżet nie jest ustalony, poproś o wycenę wersji podstawowej i osobne dodatki. Przy terminie zapisz, z czego wynika i czy można go przesunąć.
9. Kto podejmuje decyzje? Wskaż osobę zbierającą uwagi, osoby zatwierdzające treści i projekt oraz termin wspólnej odpowiedzi. Jeśli decyzję podejmujecie wspólnie, ustalcie, kto zbierze stanowiska i do kiedy uzgodnicie odpowiedź. Rozbieżne warianty można pokazać wykonawcy do omówienia. Jeśli pracujesz samodzielnie, zapisz, ile dni potrzebujesz na ocenę materiałów i kiedy nie będzie Cię w kancelarii.

Możesz też pobrać brief z samymi pytaniami, żeby uzupełnić go we własnym dokumencie.

Po rozmowie mogą dojść zadania, na przykład przygotowanie zdjęć albo zatwierdzenie tekstów. Zapisz, kto je wykona i kiedy. Wróć do niewiadomych i ustal z wykonawcą, co trafia do wyceny. Sam wypełniony brief nie zastępuje uzgodnionego zakresu prac.

Jak może wyglądać odpowiedź

W naszej wymyślonej kancelarii wspólnicy mogliby zapisać taki skrót:

Najpierw chcemy pokazać obsługę małych firm, a pomoc osobom prywatnym zachować w osobnej części. Zależy nam na krótkim zapytaniu i telefonie. Wiadomości odbiera sekretariat, a zastępstwo podczas nieobecności ustala wspólniczka. Obecną domenę chcemy zachować. Teksty usług wymagają przepisania, logo mamy, prawa do zdjęć trzeba sprawdzić. Na start potrzebujemy wersji polskiej. Angielska oferta i rezerwacje mogą poczekać. Nie mamy osoby do regularnego blogowania. Nie wiemy, jakiego systemu do edycji potrzebujemy. Nie uzgodniliśmy jeszcze budżetu; prosimy o wycenę podstawowej wersji i oddzielne koszty utrzymania. Termin zależy od przygotowania treści. Uwagi zbierze i zatwierdzi wspólniczka zajmująca się obsługą firm. Datę przekazywania uwag ustalimy na rozmowie.

To odpowiedź niepełna, ale pozwala pracować. Wykonawca widzi priorytet, niewiadome i funkcje, których nie musi doliczać do pierwszej wersji. W rozmowie można wrócić do budżetu i terminów, zamiast zaczynać od katalogu motywów graficznych.

Co powinien dopowiedzieć wykonawca

Nie musisz wybierać systemu do edycji strony, czyli CMS, przed pierwszą rozmową. Opisz, kto chce zmieniać godziny otwarcia, a kto publikować artykuły. Poproś o pokazanie, jak wykona taką zmianę, ile kosztuje obsługa i co trzeba będzie zlecać. Jeżeli teksty zmieniają się rzadko, porównaj samodzielną edycję z aktualizacjami wykonywanymi na zlecenie.

Podobnie z hostingiem, integracjami i pomiarem. Wykonawca powinien powiedzieć, jakie rozwiązanie proponuje, jakie ma ograniczenia, kto je utrzyma i ile wyniosą opłaty. Zamiast wpisywać „pełna analityka”, ustalcie, na jakie pytanie chcecie znać odpowiedź, choćby czy ktoś wysyła zapytania z podstrony o spadkach. Przy formularzu zacznijcie od danych potrzebnych do kontaktu. Kancelaria jako administrator danych z formularza musi ograniczać je do tego, co niezbędne dla celu, i uwzględniać ich ochronę już przy projektowaniu, zgodnie z art. 5 i 25 RODO. Szczegóły drogi wiadomości opisujemy w tekście o formularzu kancelarii.

Poproś również o opis sprawdzeń strony na telefonie. Osobno uzgodnijcie kryteria dostępności, między innymi obsługę klawiaturą, i sposób ich sprawdzenia. Materiały W3C WAI opisują planowanie celów dostępności, odpowiedzialności i zasobów. Przy określeniu „strona dostępna” zapiszcie, co konkretnie zostanie sprawdzone. Jeżeli masz konkretne wymagania, na przykład kryteria wskazane przez zamawiającego, zaznacz je przed wyceną. Nie musisz samodzielnie rozpisywać wszystkich kryteriów technicznych.

Zbierz materiały, które można wykorzystać

Na początek zrób listę materiałów, zamiast wysyłać cały folder kancelarii. Ktoś powinien sprawdzić, które zdjęcia wolno publikować i kto zatwierdzi opis usług. Dokumenty spraw nie są potrzebne do pokazania, czym kancelaria się zajmuje. Można opisać rodzaj pomocy bez nazwisk i szczegółów pozwalających rozpoznać klienta.

Jeśli zachowujesz obecną stronę lub domenę, zapisz, kto zarządza kontami. Przyznanie potrzebnych dostępów ustalicie później, odpowiednim osobom. Haseł nie wpisuje się do briefu. Rozróżnienie domeny, kodu i praw do treści opisujemy w tekście o własności strony kancelarii.

Z takim opisem możesz poprosić o propozycję zakresu. Gdy nadejdą oferty, przyda się osobna karta porównania wycen. W przykładowym czwartkowym dokumencie propozycje kolorów mogą zostać. Obie osoby wreszcie wpisały nad nimi ten sam priorytet.