Ile kosztuje AI w kancelarii? Faktura mówi tylko część prawdy

Załóżmy, że kancelaria kupuje kilka kont AI i dostaje dwie faktury. Pierwsza przychodzi od dostawcy. Drugiej nie zobaczy księgowość, bo płaci się ją godzinami pracy zespołu. Prawnik szuka aktualnego wzoru, sprawdza, co AI wyłapało w umowie, i dopisuje to, co przeoczyło. Partner odkłada swoją pracę, żeby rozstrzygnąć, który z trzech wzorów obowiązuje.

AI może odpowiadać w kilka sekund, a oszczędzać kancelarii zaledwie pięć minut. Cenę abonamentu znajdziesz w minutę. Trudniej ustalić, ile pracy zostaje po odpowiedzi, a bez tego nie wiadomo, czy zakup się opłaca.

Ile to w końcu kosztuje?

Pod nazwą „wdrożenie AI” mieszczą się trzy różne zakupy: uruchomienie gotowego narzędzia, włączenie AI w istniejący proces albo budowa własnej aplikacji lub usługi. Stąd taki rozrzut w cenach.

Przy gotowym narzędziu punktem odniesienia jest abonament: stanowisko Standard w ChatGPT Business kosztuje 20 USD miesięcznie przy płatności rocznej, a kupuje się zwykle co najmniej dwa.

Projekty to inna skala. Legatura podaje 9900 zł netto za mapę procesów, którą nazywa domyślnym krokiem przed wdrożeniem, i od 24 000 zł netto za sprint wdrożeniowy, więc zamówienie obu to od 33 900 zł netto. Syntalith podaje automatyzację lub aplikację od 12 500 zł netto.

To ceny różnych zakresów u konkretnych dostawców, sprawdzone 30 października 2026 r., a nie średnia rynkowa. Od każdego dostawcy, także od nas, poproś o osobne kwoty za konfigurację, integracje, testy i szkolenie, za miesięczne opłaty oraz za użycie. W LegalByte zakres i cenę ustalamy przed rozpoczęciem prac. Jeśli gotowy produkt spełnia wymagania, zacznij od jego sprawdzenia, a gdy potrzebujesz czegoś własnego, zajrzyj do tekstu o kosztach oprogramowania.

40 minut pracy zamiast 45

Zostańmy w tej kancelarii. Wszystkie liczby w tym rachunku są wymyślone. Zespół porównuje miesięcznie 80 umów ze wzorem, po 45 minut każda. Z AI przygotowanie zajmuje średnio 10 minut, kontrola 20, a poprawki 10. Razem 40 minut. Zostaje pięć minut oszczędności na zadaniu, czyli 6 godzin i 40 minut miesięcznie.

Sprawdźmy drugi wariant: na cały zaakceptowany wynik potrzeba średnio 22,5 minuty pracy prawnika. Przy tych samych 80 umowach odzyskujemy 30 godzin miesięcznie. W obu wariantach liczymy całą pracę człowieka, także przy nieudanych próbach i ponownym wykonaniu zadania, przy tej samej jakości końcowego wyniku.

A pieniądze? Przyjmijmy wartość godziny pracy 150 zł. Pierwszy wariant daje 1000 zł wartości czasu miesięcznie. Jeśli narzędzie, użycie i utrzymanie kosztują łącznie 1200 zł miesięcznie, bilans wynosi minus 200 zł, jeszcze przed kosztem startu. W tym wariancie sama oszczędność czasu nie uzasadnia zakupu. Przy 30 odzyskanych godzinach wartość czasu wynosi już 4500 zł miesięcznie, więc ta sama opłata wygląda zupełnie inaczej. Odzyskane godziny trzeba jednak jeszcze dobrze wykorzystać, bo same nie zmniejszą wypłat ani nie przyniosą nowych zleceń.

Podstaw swoje liczby, a osobno zapisz błędy, których nie wolno dopuścić. Średnia oszczędność czasu nie uzasadnia używania narzędzia, którego wyników zespół nie potrafi sprawdzić.

Co jeszcze dochodzi do rachunku

Dane. W naszej kancelarii leżą trzy warianty wzoru umowy. Żaden nie ma oznaczenia, który obowiązuje. Zanim asystent zacznie porównywać umowy, ktoś musi to rozstrzygnąć. Nie porządkujemy jednak całego archiwum, tylko materiały potrzebne do tego jednego zadania. O tym, czego asystent nie wie o dokumentach, piszemy w tekście „Prawdziwy cytat, nie ta sprawa”.

Zużycie. Prawnik wpisuje jedno polecenie, ale system wyszukuje dokumenty, analizuje je w kilku krokach i przygotowuje odpowiedź. W rozliczeniu według zużycia może to oznaczać kilka płatnych operacji, tak jak w Copilot Studio, gdzie zużycie zależy od funkcji i działania agenta. Zmierz koszt na podobnych zadaniach i ustal limit. Sam alert o wydatkach nie zatrzymuje naliczania opłat, więc blokadę trzeba ustalić osobno.

Utrzymanie. Kancelaria dostaje dwie oferty z taką samą opłatą miesięczną. Jedna obejmuje hosting, druga także monitoring, poprawki i uzgodnione testy po zmianach. Porównuj zakres, zanim porównasz kwoty. Zapytaj też, co dokładnie obejmuje miesięczna opłata, bo nowy rodzaj dokumentów albo kolejne zadanie może kosztować osobno.

Czas partnera. Do budżetu dopisz czas osoby, która rozstrzyga, jaki wynik jest poprawny i kiedy można dopuścić narzędzie do pracy.

Jak wygląda model partnerski LegalByte?

Przy rozwiązaniach służących sprzedaży usług kancelarii preferujemy współpracę partnerską: niższy koszt wdrożenia, miesięczne minimum utrzymaniowe oraz udział w wyniku projektu po odliczeniu uzgodnionych kosztów. Przykładem jest podział 50% dla kancelarii i 50% dla LegalByte. Proporcje, sposób rozliczenia minimum oraz zakres aktualizacji i zmian ustalamy indywidualnie.

Przed wyborem sprawdzamy, jak wygląda rozliczenie przy mniejszej i większej sprzedaży oraz co się dzieje, gdy współpraca się kończy. Dla narzędzia używanego wyłącznie wewnętrznie, bez odrębnych przychodów, ustalamy inny sposób finansowania.

Od czego zacząć?

Od jednego zadania. Policz, ile razy je wykonujecie, zmierz, ile zajmuje dziś, i ustal, jakie materiały są potrzebne oraz kto oceni wynik. Szablon budżetu pozwala rozdzielić koszt startu, opłaty stałe, użycie i pracę zespołu, a wypełnisz go bez przekazywania akt klientów.

Pierwszy etap ma rozstrzygnąć, czy narzędzie pomaga w tym zadaniu. Ustal przed startem, kiedy przechodzicie do codziennej pracy, kiedy poprawiacie zakres, a kiedy kończycie próbę. Sposób jej przeprowadzenia opisujemy w tekście o okresie próbnym asystenta.

Zanim zaakceptujesz fakturę od dostawcy, policz tę drugą: ile godzin zostanie kancelarii na sprawdzanie i poprawki. Dopiero wtedy wiesz, za co płacisz.