Jedna sprawa, pięć programów. Co warto połączyć?

Załóżmy, że odbierasz telefon od klienta koleżanki, która jest właśnie na rozprawie. Klient ma krótkie pytanie: „Czy wysłaliście już wezwanie do zapłaty?”.

Otwierasz Outlooka. Jest prośba o wysłanie, ale nie ma potwierdzenia. Na wspólnym dysku leży projekt wezwania. W arkuszu obok jego nazwy ktoś wpisał „gotowe”. W programie kancelaryjnym pole z datą wysyłki jest puste. Kalendarz mówi, że rozprawa potrwa jeszcze dwie godziny.

„Sprawdzę i oddzwonię”, mówisz. Pięć otwartych okien, a odpowiedzi nadal nie masz. Nie wiesz nawet, czy szukasz zgubionego potwierdzenia, czy pisma, które dopiero trzeba wysłać.

Najprostsze połączenie i błędna odpowiedź

Ktoś proponuje proste rozwiązanie: gdy w arkuszu pojawi się „gotowe”, program kancelaryjny pokaże „wysłane”. Przy kolejnym telefonie odpowiesz od razu.

Tyle że „gotowe” oznaczało projekt, który czeka na akceptację koleżanki. Klient usłyszy, że wezwanie wyszło, i będzie czekał na reakcję dłużnika. Dłużnik niczego nie dostał, a za dwa tygodnie klient zadzwoni z pytaniem, dlaczego nikt się nie odzywa.

Połączenie programów samo nie rozstrzygnie, które dane są poprawne. Może za to szybciej rozprowadzić błędne. Najpierw trzeba więc ustalić, co naprawdę potwierdza wysyłkę: potwierdzenie nadania, książka nadawcza ze stemplem poczty, mail w wysłanych z właściwym załącznikiem. I jak powiązać to z konkretnym pismem oraz sprawą.

Samo wysyłanie może zostać po staremu. Łączysz tylko informację, że coś naprawdę się wydarzyło. Ta data nie musi też wędrować w obie strony: wpisujesz ją w jednym miejscu, a w drugim tylko ją widzisz. Przy każdej informacji wystarczy wiedzieć, gdzie się ją poprawia i co rozstrzyga, gdy dwa programy mówią co innego.

Porządek, połączenie czy inny program?

Jeśli „gotowe” dla jednej osoby znaczy „napisane”, a dla drugiej „wysłane”, samo połączenie tego za Was nie ustali. Zacznij od uzgodnienia, co znaczą statusy i kto je zmienia.

Jeśli wszyscy rozumieją je tak samo, a sekretariat przepisuje datę wysyłki z jednego miejsca do drugiego, warto sprawdzić połączenie.

Gdy obecny program w ogóle nie pozwala powiązać potwierdzenia z pismem i sprawą, porównaj jego rozszerzenie ze zmianą narzędzia. Są produkty, które z założenia trzymają dokumenty i korespondencję przy sprawie, tak opisuje swój obieg dokumentów Infino.

Nie musisz przedtem porządkować całej kancelarii. My zaczęlibyśmy od drogi jednego wezwania, od przygotowania do potwierdzonej wysyłki.

Ten sam klient, dwie sprawy

Klient z telefonu zleca Ci także obsługę umów. Po rozmowie dosyła mail: „W załączeniu poprawiona wersja”, bez numeru sprawy. Nazwa spółki nie podpowie programowi, czy załącznik dotyczy wezwania, czy negocjowanej umowy. Ta sama sprawa może też mieć w każdym programie inne oznaczenie, więc trzeba ustalić, które oznaczenia do siebie pasują.

Gdy numeru brakuje, a treść niczego nie rozstrzyga, mail powinien poczekać na człowieka. Lepiej zapytać klienta, czego dotyczy, niż dołączyć go do złych akt.

„Mamy API”. I co dalej?

API to udostępniony przez producenta sposób, w jaki inny program może pobrać dane albo zlecić określoną czynność, bez klikania przez człowieka. Samo „mamy API” nie mówi jeszcze, czy da się nim zrobić to, czego potrzebujesz.

Zamiast pytać ogólnie, wyślij dostawcy jedno zdanie: „Gdy w elektronicznym rejestrze korespondencji pojawi się potwierdzona data nadania, chcemy ją widzieć przy właściwym piśmie i sprawie w programie kancelaryjnym”. Zapytaj, czy program udostępnia te dane, czy obejmuje to Twój abonament i kto dostosuje połączenie, gdy producent coś zmieni.

Licencja potrafi zaskoczyć. Samo posiadanie Microsoft 365 może nie wystarczyć, bo niektóre połączenia wymagają dodatkowej licencji. W Power Automate, narzędziu Microsoftu do łączenia programów, plany Microsoft 365 obejmują tylko standardowe łączniki do innych usług, a ten do Worda online jest oznaczony jako premium.

Gdy API nie ma, może wystarczyć eksport i import pliku. Nie wszystko musi też działać natychmiast: zestawienie rozliczeń może przychodzić raz w tygodniu, ale przy odbieraniu dostępu do akt takie opóźnienie byłoby już problemem.

Dobry dzień i zły dzień

Wróćmy do telefonu. W dobry dzień sekretariat zapisuje potwierdzenie nadania przy wezwaniu, a data trafia do właściwego pola w programie kancelaryjnym. Klient dzwoni, a Ty widzisz, kiedy pismo wyszło, i możesz zajrzeć w potwierdzenie. Odpowiadasz jeszcze w trakcie rozmowy, bez czekania na powrót koleżanki.

W zły dzień pole z datą jest puste. Wezwanie nie wyszło czy połączenie stoi od wczoraj? Wczorajszy stan może wyglądać na dzisiejszy, dlatego potrzebujesz czasu ostatniej udanej aktualizacji i osoby, która dostanie wiadomość o błędzie. Ustal też, gdzie sprawdzisz wysyłkę, kiedy połączenie nie działa, i czy po jego powrocie zaległe dane się uzupełniły.

Sprawdź też, kto będzie miał dostęp do pisma i korespondencji klienta. Osoba od rozliczeń potrzebuje numeru sprawy, ale niekoniecznie całej korespondencji. Kopia pisma zapisana w kolejnym programie może mieć szerszy dostęp niż oryginał, a nie zawsze jest potrzebna: czasem wystarczy odnośnik.

Przed uruchomieniem poproś o trzy próby, każda to zwykłe pytanie:

• „Odłączmy połączenie. Po czym poznam, że oglądam stare dane?”
• „Przyślijmy mail bez numeru sprawy. Czy trafi do wyjaśnienia, czy do przypadkowych akt?”
• „Odbierzmy dostęp. Czy zapisany wcześniej link nadal otwiera dokument?”

I zapytaj, kto zajmie się tym połączeniem po uruchomieniu. Abonament na helpdesk nie obejmuje automatycznie utrzymania i zmian w integracji.

Ile to kosztuje i od czego zacząć?

Koszt zależy od danych, reguł wymiany i tego, na co pozwalają programy oraz ich licencje. Płacisz za przygotowanie i sprawdzenie połączenia oraz jego utrzymanie, do tego dochodzą licencje, infrastruktura i opłaty dostawców. Potrzebny będzie też Twój czas na ustalenia i sprawdzenie, czy wszystko działa.

Zakres i cenę ustalamy przed pracami. Jeśli przed wyceną potrzebna jest płatna analiza, najpierw uzgadniamy jej zakres i koszt. Jeśli potrzebujesz wspólnego widoku informacji z kilku programów, a taki ekran trzeba dopiero zbudować, jego wykonanie wyceniamy osobno.

Przed wdrożeniem zmierz, ile trwa ustalenie, czy wezwanie wyszło, razem z wyjaśnianiem rozbieżności. Po uruchomieniu powtórz pomiar i dolicz obsługę błędów. Jeśli przy każdym telefonie nadal trzeba porównywać daty w dwóch programach, problem pozostał. Pola do wypełnienia i pełną listę prób znajdziesz w szablonie mapy integracji, a do pierwszej rozmowy wystarczą fikcyjne przykłady.

Wspólnikowi możesz powiedzieć: „Sprawdźmy jedno połączenie. Chcemy szybciej potwierdzać wysyłkę, a przed decyzją poznamy koszt uruchomienia i utrzymania”.

A kiedy znów powiesz klientowi „oddzwonię”, policz, ile okien otwierasz, żeby dotrzymać słowa. Zapisz, której informacji nadal brakuje. Może trzeba ją przenieść między programami, a może najpierw zacząć ją zapisywać.