Zanim kupisz kolejny program do kancelarii

Załóżmy taką sytuację: przychodzi prośba o zakup programu do PDF. W mailu jest link do oferty i zdanie, że usprawni pracę. W odpowiedzi pada: „Przecież nasz pakiet też robi PDF-y”. Zaglądasz do faktur. Kancelaria już płaci za pakiet biurowy i dwa narzędzia, których nazw nie umiesz połączyć z konkretną czynnością. Kusi, żeby od razu zapytać: co możemy skasować?

Na to pytanie jest jeszcze za wcześnie. Najpierw warto ustalić, do czego potrzebny jest nowy program. W tej wymyślonej kancelarii chodzi o przygotowanie przeszukiwalnego pliku ze skanów. To znacznie lepszy początek rozmowy niż „potrzebujemy lepszego PDF-a”. Można sprawdzić wynik na kilku stronach bez danych klientów i porównać go z tym, co zespół robi teraz.

Nasza propozycja jest prosta: przejrzyj narzędzia związane z tym jednym zadaniem. Skończ, gdy masz podstawy do decyzji o zakupie. Inwentaryzacja całej kancelarii może poczekać. Tą samą metodą możesz przygotować decyzję o asystencie AI. Sama liczba opłaconych programów niewiele mówi o tym, czy kolejny ma sens.

Trzy rzeczy, których faktura nie połączy za Ciebie

Opłacone miejsce, przypisana licencja i używana funkcja to różne rzeczy. Faktura może pokazać liczbę kupionych miejsc. Panel administracyjny pomoże ustalić, komu je przypisano. Rozmowa o pracy pokaże, kto korzysta z konkretnej funkcji, a próba na zadaniu pozwoli sprawdzić, czy daje potrzebny wynik. Zapisz także, skąd pochodzi ustalenie. „Widzimy w panelu” znaczy co innego niż „wydaje nam się, że to było w pakiecie”.

Nie trzeba znać na pamięć całego katalogu dostawcy. Sprawdź nazwę planu na swoim koncie u dostawcy. Przydziały może ustalić osoba opiekująca się kontami; jeśli nie masz dostępu do tych informacji, zapytaj sprzedawcę. Przy zakupie przez pośrednika część odpowiedzi może wymagać rozmowy z nim.

Samo podobieństwo nazwy do planu reklamowanego na stronie nie rozstrzyga, co kancelaria kupiła. Jeśli są wolne opłacone miejsca, sprawdź, czy jedno z nich obejmuje potrzebną funkcję i może zostać przydzielone osobie proszącej o zakup. Osoby w zespole mogą mieć różne plany: „mamy w pakiecie” może znaczyć „ma ktoś inny”.

Microsoft 365 jest tu konkretnym przykładem, bo jego dokumentację możemy sprawdzić. Microsoft opisuje osobno przypisywanie i odbieranie licencji użytkownikom. Odebranie przydziału jednej osobie nie zmniejsza samo liczby kupionych miejsc. Zmniejszanie liczby licencji jest osobnym działaniem. Rezygnacja z całej subskrypcji to jeszcze inna sprawa. Szczegóły innych produktów sprawdzaj u ich dostawców.

„Nikt nie używa” potrzebuje jeszcze jednego pytania

Raport aktywności może pomóc znaleźć konto, o które warto zapytać. Nie odpowie sam, czy można je usunąć. Microsoft wyjaśnia zakres i aktualizowanie raportów użycia. Dane dotyczą określonych usług i okresów, a ich pojawienie się w raporcie wymaga czasu. Raporty te nie obejmują licencji wieczystych. Jeśli Twój program nie ma takiego raportu, wystarczą rozmowa o zadaniu i własna próba.

Jeśli przy okazji kusi Cię odebranie komuś licencji, wróć do zadania. W naszym przykładzie jedna z niejasnych pozycji na fakturze może dotyczyć programu potrzebnego do czynności wykonywanej raz na kwartał. Konto bez widocznej aktywności może też obsługiwać automatyzację. Wtedy odebranie dostępu bez rozmowy z osobą odpowiedzialną za tę czynność może przerwać działanie, którego nie widać w codziennej pracy zespołu.

Dlatego do pytania „kto ostatnio się logował?” dodaj drugie: „jakie zadanie zależy od tego konta i kiedy ostatnio je wykonywaliśmy?”. Jeżeli nikt nie potrafi odpowiedzieć, zapisz tę niewiadomą i osobę, która ją wyjaśni. Nie trzeba zamieniać braku odpowiedzi w natychmiastową likwidację. Celem przeglądu jest ustalenie, co można zmienić bez szkody dla pracy.

Dwa programy PDF mogą robić dwie różne rzeczy

Wróćmy do prośby z maila. Załóżmy, że druga niejasna pozycja to program do PDF, którego sekretariat używa do podpisywania. Nowy miałby rozpoznawać tekst w skanach. Wspólne rozszerzenie plików nie oznacza, że narzędzia się zastępują. Również zdanie „mamy to w pakiecie” wymaga sprawdzenia, czy opłacona funkcja daje potrzebny wynik.

Poproś osobę, która zgłosiła zakup, o pokazanie obecnej pracy na neutralnym przykładzie. Co dokładnie jest trudne: odczytanie tekstu, kolejność stron, poprawki, eksport? Następnie sprawdźcie tę samą czynność w narzędziu już dostępnym i w kandydacie do zakupu, jeśli dostawca pozwala na próbę. Podobną próbę przy większym systemie opisujemy w tekście o wyborze programu do zarządzania kancelarią. Tutaj wystarczy ustalić, czy w ogóle jest powód, żeby do niej przejść.

Już opłacona funkcja też kosztuje czas: ktoś musi ją skonfigurować, nauczyć się jej i sprawdzić wynik. Jeżeli wymaga uciążliwych obejść, nowy program może być rozsądniejszym wyborem. Możliwy jest też wynik odwrotny: dostępna funkcja wystarcza, a problemem było to, że nikt jej nie pokazał zespołowi. Nie zakładamy z góry żadnego z tych zakończeń.

Karta na jedną decyzję, nie spis całej firmy

Przygotowaliśmy arkusz do pobrania bez podawania e-maila. Możesz go wypełnić samodzielnie albo wspólnie z osobą opiekującą się narzędziami. Zacznij od zadania, osoby podejmującej decyzję i terminu. Dalej porównaj tylko te programy lub pakiety, które mają związek z tą pracą. Puste pole jest lepsze niż zgadywanie, ale zapisz, kto ustali brakującą informację. Gdy pole po prostu nie dotyczy danego programu, wpisz „nie dotyczy” i idź dalej. Program kupiony jednorazowo nie musi mieć modelu miejsc ani przydziałów.

Arkusz rozdziela liczbę miejsc opłaconych od przypisanych. Pyta o konkretną funkcję, jej użycie i wynik próby. Miejsce na źródło ustalenia pomaga wrócić do faktury, panelu albo odpowiedzi dostawcy. Nie wpisuj do niego haseł, kluczy dostępu ani danych spraw.

Przy planowanej zmianie uzupełnij również koszt i okres zobowiązania, termin zgłoszenia zmiany według umowy oraz zależności: dane do zachowania, integracje i konta, które korzystają z programu. Jeśli termin zgłoszenia zmiany przypada przed końcem przeglądu, nie odkładaj rozmowy z dostawcą na koniec. Comiesięczna faktura nie wystarcza do przyjęcia, że zobowiązanie kończy się po miesiącu. Okres zobowiązania sprawdź w warunkach zakupu lub u sprzedawcy.

W przykładzie Microsoftu możliwość i sposób anulowania subskrypcji biznesowej zależą między innymi od sposobu zakupu i konta rozliczeniowego. Dokumentacja przypomina też o zachowaniu danych przed rezygnacją. Dlatego arkusz służy do przygotowania decyzji. Samo zapisanie decyzji w arkuszu nie jest poleceniem usunięcia konta ani potwierdzeniem, że dane zostały przeniesione.

Na końcu wystarczy jeden następny krok

Przegląd może skończyć się pozostawieniem obecnego rozwiązania. Możecie też sprawdzić opłaconą funkcję, umówić próbę nowego narzędzia, kupić je po udanej próbie, wyjaśnić warunki z dostawcą albo odłożyć zakup. Każdy z tych wyników jest sensowny, jeśli odpowiada temu, co wiadomo o zadaniu. Nie trzeba znaleźć zbędnej licencji, żeby ta praca miała wartość.

Do decyzji dopisz, kto zrobi następny krok i do kiedy. W naszym przykładzie może to być sprawdzenie, czy plan osoby proszącej o zakup obejmuje rozpoznawanie tekstu, a potem próba na neutralnym pliku. Może się okazać, że potrzebny jest nowy program. Wtedy zakup ma już konkretne uzasadnienie, a zespół wie, po czym pozna, że dostał to, czego szukał.

Do konsultacji przed AI lub automatyzacją warto sięgnąć, gdy nie jest jasne, jak obecne narzędzia mają obsłużyć wybrane zadanie. Zakup licencji, konfiguracja i prace techniczne wymagają osobnego uzgodnienia.

Na początku był link do nowego programu i niejasne pozycje na fakturze. Na końcu nie musi być krótszej listy narzędzi. Powinna być jaśniejsza odpowiedź na pytanie, jak kancelaria wykona tę jedną pracę.