„Polecono mi właśnie tę osobę”. Co klient znajdzie w biogramie prawnika?

„Porozmawiaj z tą radczynią, ona zajmuje się takimi sprawami”. W naszej wymyślonej scenie właścicielka niewielkiej firmy dostała to polecenie od znajomej. Otwiera profil na stronie kancelarii. Widzi uczelnię, informację o ukończeniu aplikacji i deklarację o profesjonalnym podejściu. Nie wie, czy polecona osoba zajmuje się umowami takich firm jak jej i do kogo napisać, żeby umówić rozmowę.

Nie musi to oznaczać, że biogram jest za krótki. Może po prostu zaczyna się od odpowiedzi na pytanie, którego ta czytelniczka jeszcze nie zadała. Historia kariery przyda się do oceny kwalifikacji. Najpierw potrzebuje jednak ustalić, z kim i o czym może porozmawiać. Nasza propozycja: ustaw fakty w biogramie według decyzji czytelnika, a potem dodaj te, które ją uzasadniają.

Ustal, do kogo trafi polecenie

Zacznij od jednej osoby i jednego rodzaju czytelnika. Nie musisz przerabiać całej zakładki „Zespół”. Przy wybranym profilu zapisz, kto ma go przeczytać: osoba szukająca pomocy we własnej sprawie, właściciel firmy czy prawnik w dziale prawnym, który dobiera zewnętrzne wsparcie. Na jednej stronie zespołu każdy profil może mieć innego głównego czytelnika.

Osoba, która pierwszy raz szuka kancelarii, może nie rozumieć, czym różni się wspólnik od starszego prawnika. Potrzebuje wyjaśnienia, czym ta osoba zajmuje się w kancelarii i jak skontaktować się w sprawie pomocy. Prawnik firmowy może chcieć szybciej przejść do doświadczenia z określonym rodzajem umów, języka pracy albo roli w zespole obsługującym firmę. Nie trzeba każdemu tłumaczyć każdego terminu zawodowego.

Każdy z nich powinien znaleźć aktualny tytuł zawodowy albo faktyczne stanowisko, rolę w kancelarii i zrozumiały zakres pracy. Biogram opisuje zwykłą rolę danej osoby; przydział do nowej sprawy kancelaria może ustalać osobno. Jeśli prawnik nie przyjmuje bezpośrednich zgłoszeń, profil nadal może być przydatny. Gdy uczestniczy w korespondencji albo spotkaniu z klientem, opis pozwala wyjaśnić jego rolę. Trzeba tylko skierować czytelnika do osoby albo skrzynki, przez którą organizowana jest pierwsza rozmowa. Wyjaśnij to obok kontaktu, żeby przycisk przy zdjęciu nie sugerował gwarancji osobistej obsługi. Samą drogę zgłoszenia opisujemy w tekście o formularzu i pierwszej rozmowie.

Ta sama osoba, inny początek

Poniższe opisy są w całości hipotetyczne. Przyjmijmy radczynię prawną, która ukończyła prawo i aplikację, a w małej kancelarii przygotowuje i sprawdza umowy dla niewielkich firm, uczestniczy w rozmowach z kontrahentami i pracuje po polsku. Pierwsze zgłoszenia odbiera wspólna skrzynka kancelarii. Przed przekazaniem dokumentów zespół sprawdza możliwość przyjęcia sprawy; ustala też, kto się nią zajmie. Nie zakładamy żadnych publikacji, nagród ani opisów klientów.

Przed

„Radczyni prawna. Absolwentka wydziału prawa. Po ukończeniu aplikacji dołączyła do naszego zespołu. Posiada doświadczenie w zakresie prawa cywilnego i gospodarczego. W pracy kieruje się profesjonalizmem i indywidualnym podejściem do klienta”.

Informacja o wykształceniu może zostać, jeśli jest prawdziwa. Dwa ostatnie zdania nie pokazują jednak, jaką pracę wykonuje ta osoba ani czego można się spodziewać po kontakcie.

Po, dla właściciela małej firmy

„Radczyni prawna. Przygotowuje i sprawdza umowy dla niewielkich firm. Bierze udział w rozmowach z kontrahentami, gdy trzeba uzgodnić zmiany w umowie.

Jak zacząć: napisz na wspólny adres kancelarii, czego dotyczy umowa albo sprawa. Dokumenty przekażesz później. Zespół najpierw sprawdzi, czy może przyjąć sprawę, i ustali, kto się nią zajmie”.

W poprawionej wersji wykorzystaliśmy założenia podane przed przykładem. Z ogólnej etykiety przeszliśmy do czynności i kontaktu. Po takim początku można dodać jej rzeczywiste wykształcenie i inne informacje zawodowe. Czytelnik wie już, do czego je odnieść.

Gdyby profil służył przede wszystkim prawnikowi firmowemu, ten sam opis można skrócić do zakresu i roli: „Radczyni prawna. Umowy z kontrahentami niewielkich firm: przygotowanie, ocena, udział w uzgadnianiu zmian. Język pracy: polski. Zgłoszenia przez wspólną skrzynkę kancelarii, przydział ustala zespół”. Dalej można dodać konkretne rodzaje umów i branże, lecz dopiero po ich potwierdzeniu przez opisywaną osobę. Zmiana odbiorcy nie daje powodu do poszerzania jej doświadczenia.

Karta jednego biogramu

Wypełnij poniższe pola dla jednej osoby. To nasza karta redakcyjna, którą można skopiować do zwykłego dokumentu. Wybierz odbiorcę, dla którego ten profil jest przede wszystkim potrzebny. Przy każdym polu wybierz informacje ważne dla tej osoby. Nie przygotowuj dwóch biogramów tylko dlatego, że pokazujemy dwa sposoby czytania.

1. Kto czyta i jak dobrze zna usługi prawne? Zapisz jego pytanie, np. „czy ta osoba zajmuje się takimi sprawami?” albo „jaką część pracy mogę powierzyć temu zespołowi?”. Właściciel firmy też może pierwszy raz szukać prawnika. Sam podział na firmy i osoby prywatne nie wystarczy.
2. Jaki jest aktualny tytuł i rola? Obok imienia i nazwiska podaj prawdziwy tytuł zawodowy. Jeśli dana osoba go nie ma, opisz faktyczne stanowisko lub status, np. asystent prawny albo aplikant radcowski. Oddziel kwalifikację zawodową od stanowiska w kancelarii. Dopisz, co ta osoba robi przy pracy dla klientów: przygotowuje projekty, prowadzi sprawy albo koordynuje zespół. Wybierz tylko to, co odpowiada rzeczywistości.
3. Które zadania są dla tego czytelnika ważne? Wpisz dwie lub trzy konkretne czynności, np. ocenę projektu umowy i udział w negocjacjach. Dla osoby rzadko korzystającej z prawnika połącz czynność z jej sytuacją. Dla fachowego odbiorcy możesz podać dokładną nazwę zadania i rolę tej osoby w nim. Nie kopiuj całej oferty kancelarii do każdego profilu.
4. Co uzasadnia opis kompetencji? Wybierz rzeczywiste wykształcenie, kwalifikację lub materiał, który można pokazać. Publikacje i wystąpienia są opcjonalne. Jeśli ich nie ma, zostaw tę część pustą. Nie dopisuj sukcesów w zastępstwie.
5. Jak wygląda współpraca i pierwszy kontakt? Sprawdź języki, sposób rozmowy i drogę zgłoszenia. Jeśli zgłoszenia rozdziela zespół, powiedz o tym. Mniej obeznanej osobie wyjaśnij, co napisać i co stanie się dalej. Fachowemu odbiorcy może wystarczyć krótszy opis kanału i przydziału. Nie obiecuj bezpośredniego kontaktu ani osobistej obsługi, której kancelaria nie zapewnia. Gdy prowadzisz kancelarię jednoosobową i osobiście obsługujesz klientów, opisz taki sposób współpracy.
6. Kto zatwierdza i aktualizuje? Poproś opisywaną osobę o potwierdzenie faktów. Wpisz też kogoś z kancelarii, kto zatwierdzi treść do publikacji, oraz kogoś, kto poprawi stronę po zmianie roli, języków czy kontaktu. W małej kancelarii może to być ta sama osoba.

Z tych odpowiedzi zbuduj początek profilu. Dla odbiorcy nowego w świecie usług prawnych zacznij od zadań i sposobu współpracy. Dla odbiorcy, który zna usługi prawne, możesz wyżej pokazać konkretne kwalifikacje albo publikację dotyczącą jego problemu. Nie zmieniasz faktów, tylko kolejność. Jeśli adresujesz profil do obu grup, zacznij np. od dwóch zdań o zadaniach i sposobie kontaktu. Dalej pokaż kwalifikacje i języki pod osobnymi nagłówkami. Publikacje możesz dodać w osobnej sekcji, jeśli takie materiały istnieją. Jeśli zmieniasz cały serwis, dołącz kartę do briefu strony kancelarii.

Nie trzeba mieć imponującej listy publikacji

Osoba, która dopiero dołączyła do kancelarii, może mieć dobry biogram. Prawdziwa informacja o jej roli i sposobie pracy jest przydatniejsza niż przypisanie jej doświadczenia całego zespołu. Jeśli przygotowuje projekty pod kierunkiem innego prawnika, opisz właśnie to, zamiast sugerować samodzielne prowadzenie każdej sprawy.

Gdy są autentyczne materiały, wybierz jeden lub dwa pasujące do opisanego zakresu. Przy publikacji podaj temat i link. Przy wystąpieniu nazwę wydarzenia i datę. Nie trzeba publikować pełnej listy szkoleń, aby udowodnić, że ktoś stale się uczy. Zostaw informacje, które pomogą czytelnikowi ocenić dopasowanie.

Opisy prawdziwych spraw i klientów wymagają osobnej decyzji kancelarii o tym, co wolno ujawnić. Samo zastąpienie nazwy klienta inicjałem nie przesądza o anonimowości, o czym pisaliśmy przy opisie specjalizacji kancelarii. Do zbudowania tego biogramu wystarczyły czynności i rola. Nie było powodu, żeby sięgać do akt.

Zdjęcie pomaga rozpoznać osobę

Fotografia może pomóc rozpoznać prawnika na spotkaniu lub w wideorozmowie. Wybierz takie zdjęcie, po którym można rozpoznać opisywaną osobę. Jeśli portret sprzed lat już tego nie umożliwia, zaplanuj jego wymianę. Redakcja tekstu może iść dalej, zanim będzie gotowe nowe zdjęcie. Możesz też pozostać przy profilu bez fotografii, z imieniem i nazwiskiem, rolą i czytelnym kontaktem.

Poproś wykonawcę o sprawdzenie tekstu alternatywnego fotografii, czyli informacji odczytywanej m.in. przez czytnik ekranu. Według drzewa decyzji W3C zależy on od funkcji obrazu i otoczenia. Gdy informacja jest już w sąsiednim podpisie, zdjęcie może otrzymać pusty opis alternatywny; gdy jest jedynym elementem linku, trzeba wskazać jego cel. Wykonawca powinien ocenić konkretny układ, zamiast wpisywać ten sam opis przy każdym portrecie.

Sprawdź, co zostaje po lekturze

Pokaż gotowy profil na telefonie osobie podobnej do wybranego odbiorcy. Jeśli cały zespół jest na jednej stronie, wystarczy pokazać fragment o danej osobie. Ten test nie wymaga budowania osobnych podstron. Powiedz jedynie, że polecono jej konkretnego prawnika. Zapytaj, czym ta osoba zajmuje się w kancelarii, jakiej współpracy oczekuje po przeczytaniu profilu i co zrobi dalej. Nie chodzi o recytowanie nazw uczelni. Zapisz, gdzie pojawia się błędne oczekiwanie, np. że wspólnik odbiera każde zgłoszenie osobiście. Popraw zdanie, które je wywołało, i powtórz próbę.

Przy zmianie stanowiska, zakresu pracy lub danych kontaktowych wróć do karty. Nie zostawiaj starego maila w PDF do pobrania, jeśli na stronie jest już nowy. Aktualność danych osobowych samego prawnika jest także jedną z zasad z art. 5 ust. 1 lit. d RODO. Sprawdź więc informacje w profilu, na liście zespołu i w materiałach do pobrania. Gdy ktoś odchodzi z kancelarii, usuń go z aktualnej listy zespołu. Jeśli profil miał własny adres, ustal z wykonawcą, czy pozostawić krótką informację o zmianie z linkiem do aktualnego zespołu, czy usunąć stronę. Dobierz rozwiązanie do konkretnego profilu i potrzeby pozostawienia informacji o tej osobie.

W naszej scenie właścicielka firmy wie już, czym zajmuje się polecona radczyni i którędy przekazać zgłoszenie. Może napisać: „Znajoma poleciła mi panią mecenas [nazwisko]. Potrzebuję pomocy przy umowie. Czy możecie się tym zająć?”. Nazwa uczelni została na stronie. Po prostu nie musiała odpowiadać na wszystkie pytania naraz.